「今日も、もうこんな時間か…」
時計を見ると夜10時。デスクにはまだ手付かずの提案書と資料の山。
「もっと効率よく仕事ができたら…」そうため息をついたことはありませんか?
あなたは毎日、「情報収集」と「資料作成」に多くの時間を奪われていませんか?
- 競合調査に時間がかかる…
- 分厚いPDFを読む余裕がない…
- YouTubeで勉強したいけど、見る時間がない…
この記事では、私が実際に使い、効果を実感しているAI時短テクニック4選をご紹介します。
これらのツールを使えば、情報収集や資料整理の時間を大幅に短縮でき、もっと大切な仕事やお客様との時間に集中できるようになります。
もう膨大な資料や長い動画からの情報収集に頭を抱える必要はありません。AIを上手に使いこなすと、ポイントをサクッとまとめたり、必要な情報だけ抽出したりがあっという間にできてしまうんです。では早速、私が厳選した4つの技をご紹介していきましょう。
1. Perplexityでネット情報をひとまとめに〜無料で始めるリサーチ革命〜
まず最初にご紹介したいのが、Perplexityというツール。私も日々の情報収集にかなり活用しています。
たとえば、営業先の企業情報を調べたり、市場動向をリサーチしたりしたいとき、通常であれば何度もGoogle検索をしながら、いくつものサイトを行ったり来たりしますよね。忙しい皆さんにとって、これは地味に時間がかかる作業です。
Perplexityを使うと、キーワードを入力するだけでAIが自動的に情報をまとめて表示してくれます。必要なデータや関連リンクもセットになって出てくるので、効率よく必要事項をチェックできます。しかも、検索に対する回答がQ&A形式になっていて、分かりやすいんです。
まずはこのPerplexityで“大枠”のリサーチをサクッと済ませています。その後、より深掘りしたいトピックが見えてきたら、さらに追加で調べるという流れですね。「忙しい営業マンが、商談前にざっと情報をかき集めたい!」というときに、きっと重宝しますよ。
また、似たような機能で、ChatGPTを使用することもお勧めです。 Chromeの 拡張機能を使用すれば、まるでブラウザを使用しているかのように検索をすることもできます。
2. PDFの要点を秒速抽出〜生成AIでレポートをラクラク読みこなす〜
次にご紹介したいのは、生成AIでPDFを要約してもらう技です。
製品カタログやマーケットレポートなど、PDF形式の資料を受け取る機会も多いと思います。ページ数が多いと、それだけで「うわっ…読むの面倒…」とモチベーションが下がりませんか? ただし、本当に大事な箇所だけでもサッと把握しないといけないのも事実ですよね。
そこで活躍するのが、ChatGPTなどの生成AIに「このPDFを要約して」と依頼する方法です。ChatGPT4o でPDFをドラッグアンドドロップすると一気に読み込んでくれます。そしてAIが大事なポイントをギュッとまとめてくれます。
私は監査の仕事で分厚い会計基準の資料を読みこむことがありますが、最初から最後まで細かく読むのは正直ツライ。そのため、まずAIに要点をかいつまんでもらってから、本当に確認が必要なページにだけ注力しています。これだけで読む時間が大幅に削減できるんですよ。PDFを一気に読破するストレスからも解放されます!
また読み込んだPDFの中をChatGPTと会話形式で情報を探すことも可能です。それはまるでChromeでインターネットで情報を収集するかのように、そのPDFの中の情報を探すことができます。
3. YouTube動画の丸ごと要約〜制限なしのChatGPT YouTubeまとめ(無料)〜
三つ目にご紹介するのは、YouTube動画の要約です三つ目にご紹介するのは、YouTube動画の要約です
左ボタンで無料でChromeの拡張機能を取得する
「営業に使えるマーケティング手法を動画で学びたいけど、一本まるまる視聴してる余裕がない…」そんなときも多いはず。でも、動画は見どころがどこにあるかわからないですし、頭出しが難しいですよね。
最近は動画の文字起こし(トランスクリプト)を取得できるツールが増えてきました。そのテキストをChatGPTに読み込ませて「要約してみて!」とお願いすると、要点をズバッと整理してくれます。制限なしでしっかり長い動画でも対応してくれるのがありがたいポイント。
これなら、通勤の合間や移動時間に要約した内容をパッと確認して、必要があれば該当箇所だけ動画を視聴すればOKです。「全部は見られないけど、とりあえず何が言われてるのか把握したい」というときに、めちゃくちゃ重宝します。私は生成AIトレーナーとして、「どんなAIツールが最新なのか」を追うためにも海外のYouTubeチャンネルを確認しますが、全部視聴は大変。そんなとき、このまとめ方法に助けられています。
また、このやり方の素晴らしいところは日本語にとらわれないことです。英語で検索し、面白そうなタイトル等を見つけると、この拡張機能で書き起こし、ChatGPTに読み込ませ日本語に変換させましょう。 日本語だけでは、限られた情報も英語で検索するとグッと世界が広がります。
4. MapifyでYouTubeをマインドマップ化〜見える化でアイデアをサクサク膨らませる(有料)〜
最後にご紹介するのが、有料ツールのMapifyです。
左ボタンをクリックで無料で試してみる
これはYouTubeの内容をマインドマップ形式に変換してくれるというスグレモノ。提案書をまとめるとき、ビジュアルで情報を整理できるとアイデアがどんどん出てきて、流れもスッキリまとめやすくなりませんか? Mapifyはその名の通り、入力したテキストを瞬時にマインドマップへ変換してくれます。
動画の内容をMapifyで視覚化し、自分の頭の中を整理してからクライアントに提案すると「わかりやすいですね」と言ってもらえることが多くなりました。プレゼンや商談の場で相手に伝わりやすいというのは、営業でも大きな武器になりますよね。
こちらはもともとマインドマップを生成するAIなので、動画の要約以外にも資料のまとめ等でももちろん使用できます。 一度マインドマップで確認した後、資料に目を通すと非常にわかりやすくなります。
こちらも英語の youTubeでも日本語に変換をしてくれます。 一気に視覚的にわかりやすい視覚的にわかりやすくまとめてくれるので、非常に時短になります。
有料なので少しハードルは高いですが、その分、使いこなすことで提案やプレゼンのクオリティをグンと高めることができるはずです。
忙しさに追われるあなたへ:AIに頼ってもっとスマートに働こう
いかがでしたでしょうか。
Perplexityでネット上の情報をサクッとまとめる。
AI要約でPDFを一気に読破する手間を省く。
ChatGPTでYouTube動画をテキスト化して要点だけゲットする。
Mapifyで頭の中のアイデアをマインドマップで可視化する。
どれも実践してみると、「あれ、想像以上にラクじゃない?」と驚くかもしれません。忙しい中で、仕事に必要な情報を効率よく収集できるようになると、気持ちの余裕も生まれてきます。残業や休日出勤を減らせば、プライベートの時間を確保して自己成長に充てたり、家族や友人との時間を楽しむこともできます。
あなたも、まずはできそうなものから試してみてください。 “完全無料” のツールもありますし、どれも比較的カンタンに使い始められます。始めの一歩を踏み出すと、その効果が思った以上に大きいことにきっと気づくはずです。
もし何か質問や感想があれば、コメントやお問い合わせフォームで気軽にお声がけください。これからも私は、生成AIが持つポテンシャルを活かしながら、皆さんの働き方をアップデートするヒントをお届けしていきます。あなたの営業活動が、より充実したものになりますように!
コメント