生成AIの議事録はなぜか伝わらない？「本当に使える」議事録作成術

2025年7月29日2025年8月3日

この記事でわかること

伝わない議事録の理由
議事録を作成する３ステップ（無料プロンプト付き）
生成AIで議事録を生成するコツ

生成AIを使う方法で多いのが、文章の要約と議事録作成だと思います。ここで気になるのとが一点！生成AIに作成してもらった議事録って本当に使えるレベルの議事録になっていますか？作成したら必ずご自身の目でレビューしてください。毎回ダメというわけではないのですが、クオリティーに差があります。
むしろ毎回ダメというわけでないからタチが悪い！

さっきの議事録は大事な話をしてたのに、抜けてたぞ！

そんな書き方だと会議に出てない第３者には本当に大事な点が伝わらないぞ！

油断してチェックせずに提出するとこのようなことになります…
そこで議事録を作成する時にコツがいくつかあるので、ぜひ参考にしてくださいね！この方法は私が実践の中で試行錯誤した方法とプロンプトです。監査法人では会議は多くあり、さらにはその議事録も大切な監査証拠となるため高い完成度を求められます。きっとお役に立てることと信じています！

だからAIの作った議事録は使えない

「一見きれいにまとまっているけど、何が重要だったのかが分からない…」
「会議に参加していない人に、この内容で本当に意図が伝わるだろうか？」
「盛り上がったはずのあの議論が、なぜかあっさりとした記述で終わっている…」

生成AIはとても便利で優秀です。しかし、ただ文字起こしを要約させるだけでは、第三者には伝わりにくく、重要なポイントが抜け落ちた「使えない議事録」になりがちです。議事録の「正確性」と「背景の明確さ」が求められます。生成AIに丸投げしてしまうと、以下のような落とし穴にはまる危険があります。

専門用語や固有名詞の勘違い: AIが文脈を理解しきれず、業界特有の言葉や社内の略語を誤って解釈してしまう。
重要な「数字」の間違い: 予算や実績など、ビジネスの根幹に関わる数字をAIが聞き間違えたり、誤って要約したりする。
議題の抜け漏れ: 議論が白熱して本筋から少し逸れたとしても、そこに重要なヒントが隠されていることがあります。AIはそれを「不要な情報」と判断し、ばっさりカットしてしまうかもしれません。
意思決定の「理由」が不明瞭: 「なぜその結論に至ったのか」という背景やプロセスが抜け落ち、結果だけが書かれた無味乾燥な記録になり、第三者が納得できない。

こうした小さな認識のズレが、後々大きな手戻りやトラブルに発展するケースは決して少なくないのです。なにより作成者の技量を疑われます。議事録でそういうふうにみられるのはとても残念ですよね…

生成AIを「優秀な部下」に育てる！プロが実践するコツ

では、どうすればAIをうまく活用できるのでしょうか？私はAIを「魔法の杖」ではなく「指示るの優秀な部下」と捉え、次の3つのステップを実践しています。これは、監査チームの若手を育成してきた経験からヒントを得た方法でもあります。

議事録作成の３ステップ

STEP

会議中から勝負は始まっている！「キーワード」を残す

質の高い議事録は、会議中に勝負が決まります。しかし、すべてをメモする必要はありません。大切なのは「勘所」を押さえることです。会議中は、以下の点を意識して「キーワード」だけをメモしておきましょう。

必ず議事録に残すべき議題（メインの議題、キーマンの発言など）
議論が特に盛り上がったポイント（あとでわかるため、キーワードだけで良い）
参加者の感情が動いたと感じた発言（賛成・反対・懸念など）
決定事項とその理由

STEP

プロンプトを作り込む

一言で「議事録にしてください」と伝えても、綺麗な議事録には仕上がりません。（これをワンショットプロンプトっていいます）なぜなら世の中にはビジネス以外の議事録もあるからです。生成AIはあなたが今、どのような状況で、どのようなアウトプットを求めているのかわかりません。そのため細かく指定すると要望に答えてくれます。下の段落でプロンプトは無料でプレゼントしてます！

STEP

あなたがレビューし、仕上げる

どんなに優れたプロンプトを使っても、AIの出力は「下書き」です。最後は必ず、あなたの目でレビューしてください。

指示通りに出力されているか？: こちらの意図と違う部分はないか、プロンプトと出力結果を見比べて確認します。
キーワードの抜け漏れはないか？: STEP1でメモしたキーワードがすべて反映されているかチェックします。
不足分をAIに問いかけ、追記させる: 「〇〇というキーワードについて、もっと詳しく説明してください」とAIに質問し、得られた回答を追記させます。AIとの対話を通じて、議事録の精度を上げていくのです。

この一手間が、議事録を「単なる記録」から「価値ある情報資産」へと昇華させます。

議事録作成プロンプト

次に、AIに議事録作成を指示するプロンプト（命令文）を工夫します。プロンプトは以下を参考に使用下さい。
会議内容 =”★★★★”の★に文字起こししたものをそのまま貼り付けると出力されます。

議事録作成プロンプト（タップで開く）

議事録のプロンプト
#前提条件
タイトル:会議議事録作成プロンプト
依頼者条件:会議の議事録を作成する必要があるビジネスパーソン。
制作者条件:正確で効率的な文字起こしと要約能力を持つ秘書。
目的と目標:会議で話された内容を正確かつ簡潔に議事録としてまとめること。
#実行指示 {会議内容}を分析し、簡潔かつ詳細な議事録を作成してください。 
参加者一覧、主要な議題、決定事項を効率的に要約し、記録文書にまとめてください。 
作成した議事録を確認し、必要に応じて修正や追記を行ってください。 
{注意点}を意識して作成してください。 

会議内容 =" ★★★★ "  

注意点 ="
- 基本的には箇条書きにすること。しかし、レポート形式にした方が伝わりやすい場合はその限りでない。
- 形式は体言止めにすること
- 決定事項には「なぜその結論に至ったのか」の理由付けも明確に記載すること
- 会議に参加していない第三者が読んでも理解し、納得できる内容を作成すること
- 当初予定していなかった議題であっても、喜怒哀楽を考慮して、会議で盛り上がった内容も書き出すこと
- 専門用語・社内用語を勝手に解釈せず、不明な場合は「要確認にする」と補足を加えること
" 

#補足: 
- 指示の再確認は不要です。 
- 結論やまとめは不要です。 
- 自己評価は不要です。 
- {出力フォーマット}のフォーマット形式を厳守してくだい。

このように、AIが迷わないよう具体的な道筋を示してあげることが、AIを「優秀な部下」として機能させる秘訣です。