中小企業経理必見！AIで業務激変、効率と質UP術5
皆さん、日々の経理・財務業務、本当にお疲れ様です！
限られたリソースの中で、伝票処理から月次決算、急な資金繰りに関する質問まで、多岐にわたる業務に奮闘されている方も多いのではないでしょうか。
「どう仕訳したらいいかわかない」や「手入力の伝票やレシートがあって時間がかかる‥」「むしろ入力間違いしちゃう‥」など悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
今回はそんな現場経理部の地味だけど、根強い悩みを解決します！
私は米国公認会計士で、日本の監査法人も経験しているので現場事情には詳しいです。また多くの悩みを実例を通して解決していったので、あなたの悩みがわかり、解決方法もご提示できます！
今回は、生成AIを活用し、皆さんの日々の業務をいかに効率化し、専門性を高め、そして何よりも「自信と安心感」を提供してくれるのか、具体的な活用術をご紹介します。
1. 「社会人としてのマナー」もAIでスマートに！メール作成術
経理部のような専門部署にいると、社内外とのメール連絡が多く、言葉遣いや文章構成に時間がかかりがちですよね。特に慣れないうちは、「この言い回しで合ってるかな？」や「敬語、謙譲語って正しい？」などを考えると一通のメール作成にかなりの時間を要することもあります。
そこでオススメしたいのが、生成AIを活用したメール作成術です。伝えたい内容を箇条書きで書き出し、それをAIにメール文に修正してもらうことで、驚くほど時間を短縮できます。
ビジネスメールを作成するプロンプト：
#前提条件
* 依頼者条件:ビジネスシーンで効率的にメール作成を行いたいと考えているオフィスワーカー。
* 制作者条件:自然言語処理や文章の変換技術に精通し、ビジネス文書の作成経験が豊富な秘書。
* 目的と目標:箇条書きの入力をビジネスメール形式に変換し、時間短縮とコミュニケーションの効率化を図る。
#実行指示
{箇条書き内容}を受け取り、{宛先}宛てのメール文に変換してください。各項目を適切な文章に展開し、簡潔かつ具体的な表現を用いてください。メールの形式に沿って、件名、本文、締めくくりの挨拶を含めた構成にしてください。{出力フォーマット}を参考にして出力してください。
宛先 =" ★★★★ "
箇条書き内容 =" ★★★★ "
参考フォーマット ="
件名：{メールの件名}
本文： {メールの本文}
締めくくりの挨拶： {挨拶の言葉} "
#補足: 指示の再確認は不要です。結論やまとめは不要です。自己評価は不要です。{出力フォーマット}のフォーマット形式を厳守してくだい。
このプロンプトの「★★★★」部分に、送り先の名前と伝えたい内容（箇条書き）を入力するだけ。これで、メール作成のストレスから解放され、本来の業務に集中できますよ！
2. 「基礎知識」を実務に活かす！AIで学ぶ簿記・会計
簿記3級、2級の知識は経理担当者にとって必須です。
そこでオススメはCPAラーニングさんのサイトです。
無料の学習サイト
なんと簿記２級までの講座＋テキスト＋問題集を無料で提供してくださっています！
（アフィリエイトでもなんでもありません。本当にオススメなのでご紹介しています。）
無料でここまでやってくださるのは本当に衝撃的でした。
しかもわかりやすい！！
とはいえ、「こんなもの全て覚えることってなかなかできないよ‥」や「勉強しても実務で活かせるほどの応用力ってなかなか身につかないよ‥」ということが本音ですよね！
「テキストを読んでも実務でどう活かすか応用力が身につかない」「分からない論点が出た時にすぐに質問できる相手がいない」といった悩みを抱えている方もいるでしょう。
NoteBookLMを活用した自己啓発本の復習
そんな時こそ、生成AIであるGeminiの機能の一つ「NotebookLM」の出番です！ ダウンロードした簿記のテキストや、お気に入りのYouTube動画をNotebookLMに読み込ませてみてください。業務中に疑問が発生したら、まるで隣にいるベテランの先輩社員に相談するように、チャット形式で質問できます。
NotebookLMは、単に答えを出すだけでなく、「なぜそうなるのか」という背景や理由まで深掘りして解説してくれるので、応用力が自然と身につきます。簿記の仕訳問題でつまづいた時も、ヒントをくれたり、間違えた理由を丁寧に解説してくれたりする機能があれば、挫折せずに勉強を続けられますね。
さらに、ボタン一つでマインドマップも作成可能なので、動画の概要を素早く把握するのにも役立ちます。
また生成AIの強みの一つが「教え上手」な点です。非常にわかりやすいため、あなたの知識習得に大きに役立ちます。
3. 「ミス」を劇的に減らす！経理業務でのAI活用法とチェックのコツ
経理業務は正確性が命。しかし、貸借の入力ミスや桁数の間違い、位の入れ替えミスなど、ヒューマンエラーはつきものです。
ベテランが使う「ミス発見のコツ」：
- 貸借方（左右）の入力ミス: 合わない金額を2で割ってみましょう。例えば900円合わない場合、450円の貸借が逆になっている箇所がないかチェックします。
- 桁数の間違い: 数字を9で割ります。例えば3,000円と入力すべきところを300円と入力し、2,700円合わない場合、2,700を9で割ると300円が出てきます。この300円、3,000円という数字を探すことでミスが発見しやすくなります。
そして、これらのミスを大幅に減らし、時間も短縮できるのが「生成AIによる電子データ化」です。大量のレシートや伝票のPDF・画像データをスマートフォンのカメラで撮影し、生成AIに読み込ませることで、日付、摘要、金額、インボイス番号などを読み取り、自動でスプレッドシートに出力してくれます。
この撮影は、画像でなくても問題ありません。大量にデータを入力するのであれば動画の方が早いためおすすめです。
レシートを動画撮影してスプレッドシートにするプロンプト：
#前提条件
- 依頼者条件:経費精算を効率化したいビジネスパーソン。
- 制作者条件:画像処理およびデータ抽出の技術に精通したデータサイエンティスト。
- 目的と目標:添付ファイルから必要な情報を抽出し、スプレッドシートに経費精算用データを整理・出力すること。
#実行指示
{添付ファイル}から日付、摘要、金額、インボイス番号などの重要情報を詳細に読み取り、{出力先スプレッドシート}に書き出してください。読み取った情報を基に、日付ごとの合計額を算出し、同じく{出力先スプレッドシート}に出力してください。その他、経費精算に関連する重要と思われる情報も抽出し、{出力先スプレッドシート}に追記してください。
{出力フォーマット}を参考にして出力してください。
添付ファイル ="
★★★★
"
出力先スプレッドシート ="
★★★★
"
参考フォーマット ="
日付：{日付}
摘要：{摘要}
金額：{金額}
インボイス番号：{インボイス番号}
日付ごとの合計額：{日付ごとの合計額}
重要情報：
{重要情報}
"
#補足:
指示の再確認は不要です。
結論やまとめは不要です。
自己評価は不要です。
{出力フォーマット}のフォーマット形式を厳守してくだい。会社によって必要な情報は変わるので、プロンプトを適宜変更してくださいね。この方法を使えば、入力違いが大幅に減るだけでなく、時間も大幅に短縮できます！特に会計監査や財務デューデリジェンスなどの証明業務時に多くの書類が必要な際には、非常に役立ちます。
4. AIで「仕訳業務」もスマートに
レシートや納品書のデータ化が終わったら、その後の仕訳入力もAIに任せられます。
具体的なプロンプト例：
- 一般的な仕訳入力: 「あなたは優秀な経理担当者です。添付ファイルは仕訳入力が必要な取引です。仕訳入力をして下さい」
#前提条件
- 依頼者条件:経理関連の業務を行っている担当者で、スプレッドシートを用いた仕訳入力の知識を持つ。
- 制作者条件:複雑な取引を正確に仕訳入力できるベテラン経理担当者。
- 目的と目標:スプレッドシートに記載された取引データを基に、正確な仕訳入力を行うこと。
#実行指示
添付したファイルを基に、正確な仕訳入力を行ってください。各取引明細を詳細に解析し、適切な勘定科目を選択して効率的に記録してください。入力後は、会計ソフトとの整合性を検証し、必要に応じて調整を加えてください。
{出力フォーマット}を参考にして出力してください。
参考フォーマット ="
仕訳指示：
"
#補足:
指示の再確認は不要です。
結論やまとめは不要です。
自己評価は不要です。
{出力フォーマット}のフォーマット形式を厳守してくだい。これにより、複雑な仕訳作業も効率化され、経理業務の質が向上します。
まとめ：AIはあなたの「もう一人の専門家」に
今回ご紹介したように、生成AIは経理・財務業務の様々な側面に革命をもたらす可能性を秘めています。日々の業務効率を向上させるだけでなく、難しい会計論点の相談役や、費用をかけずにスキルアップを目指すための強力な相棒となってくれるでしょう。
「お金がないから諦める」のではなく、「生成AIを活用すれば、どんな企業でも、経験が浅くても、高いレベルで会計・財務業務に取り組めるはず」という強い確信を、私は持っています。
これらの実践的なAI活用術を試して、「自分たちにもできる」「AIがあるから大丈夫」という前向きな気持ちを育み、皆さんのキャリアアップや会社の成長に貢献していきましょう！
今後も、皆さんの「現場のレベルアップ」に役立つ情報や、生成AIの具体的な活用ノウハウを惜しみなく提供していきますので、ぜひ他の記事もご覧ください。
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