経理部必見！生成AIで仕事を爆速で終わらす本当に使えるアイディア４選！

この記事では、ビジネスメール作成時に便利なプロンプトとその使い方をご紹介します。また実践レベルですぐに活用できるコツをお伝えす。また仕事で得た知識・自己啓発本を簡単に応用する方法、また大量のデータを簡単に分析する方法もご紹介しています。そして経理部・家計簿をつけている方は必見！レシートをスマホのカメラで動画撮影し、データ化する方法も学べます！

地味に時間がかかるビジネスメールを爆速作成

仕事でメールは必須ですよね。しかも相手が得意先やあまり慣れていない上司に送るとなると、整った文章を書かないと行けなくなります。それって意外と時間がかかるし、文章を考えることにストレスを感じます…
この時の敬語ってこれであってたっけ？自然な接続詞ってなにがいいかな？など考えることって小さいストレスですよね..
そこでオススメしたいのが、生成AIを活用したメール作成術です。伝えたい内容を箇条書きで書き出し、それをAIにメール文に修正してもらうことで、驚くほど時間を短縮できます。

ビジネスメールを作成するプロンプト

そうなんです！生成AIは文章作りは得意ですが、あなたがどのような文面を求めているのかわかっていません。そこで、①役割、②どのような目的で、③どのような構成で作成するのかを伝えてあげましょう。指定すると非常に良いアウトプットを出してくれます！

#前提条件
* 依頼者条件:ビジネスシーンで効率的にメール作成を行いたいと考えているオフィスワーカー。
* 制作者条件:自然言語処理や文章の変換技術に精通し、ビジネス文書の作成経験が豊富な秘書。
* 目的と目標:箇条書きの入力をビジネスメール形式に変換し、時間短縮とコミュニケーションの効率化を図る。
#実行指示
{箇条書き内容}を受け取り、{宛先}宛てのメール文に変換してください。各項目を適切な文章に展開し、簡潔かつ具体的な表現を用いてください。メールの形式に沿って、件名、本文、締めくくりの挨拶を含めた構成にしてください。{出力フォーマット}を参考にして出力してください。
宛先 ="
 ★★★★ 
"

箇条書き内容 ="
 ★★★★
 "
参考フォーマット ="
件名：{メールの件名}
本文： {メールの本文}
締めくくりの挨拶： {挨拶の言葉}

"
#補足: 指示の再確認は不要です。結論やまとめは不要です。自己評価は不要です。{出力フォーマット}のフォーマット形式を厳守してくだい。

このプロンプトの「★★★★」部分に、送り先の名前と伝えたい内容（箇条書き）を入力するだけ。これで、メール作成のストレスから解放され、本来の業務に集中できますよ！

自分だけの検索機能付き会計処理大辞典を作れる！

覚えておきたい知識や情報ってあるけど、何回も意識して覚えようとしないと覚えられないですよね。それを応用しようとするとさらにハードルが上がってしまう…そんな時におすすめのAIが“NoteBook LM”です！詳しくは下のパートで見てみましょう！

NoteBookLMを活用した自己啓発本の復習

そう、生成AIの回答内容のソースを自分で限定できるサービス、それこそがこのNoteBookLMです。また指定した情報源から

当然、そういう疑問は出てきますよね！
生成AIの一番の弱点がハルシネーションという嘘の情報をあたかも事実のように話してしまう現象です。

自分が得た知識や情報をまとめて、Googleが提供しているサービスの一つである「NotebookLM」 ダウンロードした簿記のテキストや、お気に入りのYouTube動画をNotebookLMに読み込ませてみてください。業務中に疑問が発生したら、まるで隣にいるベテランの先輩社員に相談するように、チャット形式で質問できます。

NotebookLMは、単に答えを出すだけでなく、「なぜそうなるのか」という背景や理由まで深掘りして解説してくれるので、応用力が自然と身につきます。簿記の仕訳問題でつまづいた時も、ヒントをくれたり、間違えた理由を丁寧に解説してくれたりする機能があれば、挫折せずに勉強を続けられますね。

さらに、ボタン一つでマインドマップも作成可能なので、動画の概要を素早く把握するのにも役立ちます。

会計基準書の検索にもおすすめ

そうです！これらの特長があるからNoteBookLMはとても会計基準書を検索することに向いているんです！しかも参照元は無料でも５０個まで設定できるため、見積もりなどの高等会計論点でも十分に対応できます！
参照元も表示してくれるのは本当にありがたい！最終的には自分自身で条文を確認しないといけないのですが、ボタンひとつで参照元を表示してくれるので、とっても早くラクに確認できるんです！

3. 「ミス」を劇的に減らす！経理業務でのAI活用法とチェックのコツ

経理業務は正確性が命。しかし、貸借の入力ミスや桁数の間違い、位の入れ替えミスなど、ヒューマンエラーはつきものです。レシートや請求書などの紙証憑ってまだまだありますよね。それをひとつずつ入力するって本当にストレスですし、時間の無駄になります。

ベテランが使う「ミス発見のコツ」

まずはオーソドックスな仕訳帳入力時のミスの発見方法からご紹介！下の２つの方法は定番なので、覚えておきましょう！何かと役に立ちますよ！

レシートを動画撮影してスプレッドシートにするプロンプト：

ミスを大幅に減らし、時間も短縮できるのが「生成AIによる電子データ化」です。大量のレシートや伝票のPDF・画像データをスマートフォンのカメラで撮影し、生成AIに読み込ませることで、日付、摘要、金額、インボイス番号などを読み取り、自動でスプレッドシートに出力してくれます。
大量にデータを入力するのであれば動画の方が早いため、おすすめです。

#前提条件
- 依頼者条件:経費精算を効率化したいビジネスパーソン。
- 制作者条件:画像処理およびデータ抽出の技術に精通したデータサイエンティスト。
- 目的と目標:添付ファイルから必要な情報を抽出し、スプレッドシートに経費精算用データを整理・出力すること。

#実行指示
{添付ファイル}から日付、摘要、金額、インボイス番号などの重要情報を詳細に読み取り、{出力先スプレッドシート}に書き出してください。読み取った情報を基に、日付ごとの合計額を算出し、同じく{出力先スプレッドシート}に出力してください。その他、経費精算に関連する重要と思われる情報も抽出し、{出力先スプレッドシート}に追記してください。
{出力フォーマット}を参考にして出力してください。

添付ファイル ="
★★★★
"
出力先スプレッドシート ="
★★★★
"

参考フォーマット ="
日付：{日付}
摘要：{摘要}
金額：{金額}
インボイス番号：{インボイス番号}

日付ごとの合計額：{日付ごとの合計額}

重要情報：
{重要情報}

"

#補足:
指示の再確認は不要です。
結論やまとめは不要です。
自己評価は不要です。
{出力フォーマット}のフォーマット形式を厳守してくだい。

会社によって必要な情報は変わるので、プロンプトを適宜変更してくださいね。この方法を使えば、入力違いが大幅に減るだけでなく、時間も大幅に短縮できます。レシートなどだけでなく、他にも多くの書類が必要な際にはとても役に立ちます。このアイディアは本当に素晴らしいですよね！

4. AIで仕訳業務もスマートに

レシートや納品書のデータ化が終わったら、その後の仕訳入力も生成AIに任せちゃいましょう！ここでもプロンプトにコツがあります。そのまま「データ化したものを仕訳してください」を打ち込んでも良い仕訳はしてくれません。一言で依頼することをワンショットプロンプトと言いますが、簡単な内容だと問題ないのです。でも、、、

となります！そうなる前に、下のプロンプトを試してください。もしご自身の会社の仕訳の規定やルールがあれば、PDFを添付でも直接入力でもいいので、生成AIに覚えさせてください。そして下のプロンプトを送信するととても綺麗にまとまった仕訳をスプレッドシートで出力してくれます。

#前提条件
- 依頼者条件:経理関連の業務を行っている担当者で、スプレッドシートを用いた仕訳入力の知識を持つ。
- 制作者条件:複雑な取引を正確に仕訳入力できるベテラン経理担当者。
- 目的と目標:添付ファイルのデータを基に、正確な仕訳入力を行い、スプレッドシートで出力すること。

#実行指示
添付したファイルを基に、正確な仕訳入力を行ってください。各取引明細を詳細に解析し、適切な勘定科目を選択して効率的に記録してください。入力後は、会計ソフトとの整合性を検証し、必要に応じて調整を加えてください。スプレッドシートで出力してください。もし特定の仕訳ルールがあれば、依頼者が指示するためそれに準ずること。

#補足:
指示の再確認は不要です。
結論やまとめは不要です。
自己評価は不要です。

まとめ：アイディア次第でとても便利に！

今回ご紹介したように、生成AIで経理・財務業務をとてもラクに進められるようになります。日々の業務効率を向上させるだけでなく、難しい会計論点の相談役や、費用をかけずにスキルアップを目指すための強力な相棒となってくれるでしょう。

どんどん活用して、あなた自身も便利な使い方を探してみましょう！